Voorwaarden & regelingen

d-travel verkoopt alle denkbare soorten zakenreizen welke worden samengesteld in samenwerking met een groot aantal partners. De specifieke voorwaarden en regelingen voor uw reis bij d-travel hangen af van het soort reis en de betreffende partner. 

Voorwaarden incentives, zaken-, beurs- en groepsreizen

Op de meeste reizen van d-reizen zijn de ANVR Zakelijke voorwaarden, de voorwaarden van SGR, de voorwaarden en garantieregeling van het Calamiteitenfonds van toepassing.

Boekingskantoor

d-travel, is een reisonderneming en zal in de meeste gevallen optreden als uw boekingskantoor. Wij verlenen service door u passend reisadvies te geven, uw boeking vast te leggen bij de reisorganisatie en/of andere reisdienstverleners, en het bieden van nazorg.  

Partners
U gaat in de meeste gevallen een overeenkomst op het gebied van reizen aan met één van onze partner(s), waarbij onze organisatie optreedt als tussenpersoon (bemiddelaar). De betreffende reisorganisator of reisdienstverlener is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de reisovereenkomst of reisdienst. De aanvullende voorwaarden van de betreffende reisdienstverlener (bijvoorbeeld die van een luchtvaartmaatschappij) zijn tevens van toepassing op uw boeking.
Mocht het zijn dat wij in geval van uw boeking niet optreden als uw tussenpersoon, maar als uw reisorganisator dan vermelden wij dit voorafgaand aan de boeking en op de boekingsbevestiging. In dit geval gaat u een reisovereenkomst aan met ons en zijn wij de verantwoordelijke reisorganisator. De ANVR reizigersvoorwaarden en de aanvullende voorwaarden van de betreffende uitvoerende reisdienstverlener(s) zijn dan van toepassing.

Privacy
Voor het boeken van een reis hebben wij uw gegevens nodig. Deze worden met zorg behandeld. Uw gegevens worden in beginsel niet aan derden verstrekt. Alleen voor zover noodzakelijk in het kader van de uit te voeren diensten geven wij uw gegevens door aan de reisdienstverlener(s).
Ook wanneer u conform artikel 3 van ANVR Reisvoorwaarden kenbaar heeft gemaakt dat uw gezondheidstoestand en/of uw mogelijke behoefte aan medische bijstand van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de reis dan geven wij deze gegevens door aan de betrokken reisdienstverlener(s).
Wanneer u op bovenstaande geen prijs stelt, kunt u dit aan ons doorgeven of de eerdere verleende toestemming intrekken. Wij zijn dan niet aansprakelijk als die diensten niet of niet juist kunnen worden uitgevoerd, omdat uw gegevens ontbreken. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze privacyverklaring. 

Calamiteitenfonds
d-travel is aangesloten bij de Stichting Calamiteitenfonds. Deze reizen vallen onder de garantie van het Calamiteitenfonds. Ook als wij hebben opgetreden als reisorganisator vallen die reizen onder de garantie van het Calamiteitenfonds. Via het Calamiteitenfonds bent u verzekerd in situaties als natuurrampen en molest, en de reis hierdoor moet wordt afgebroken of gewijzigd. Voor meer informatie: website Calamiteitenfonds. De verplichte bijdrage hiervoor is € 2,50 per boeking.

SGRZ
d-travel is aangesloten bij SGRZ (Stichting Garantiefonds Reisgelden Zakenreizen). Wanneer d-travel failliet gaat, staat SGRZ garant voor het vooruitbetaalde reisgeld. 

Buitenlandse partners
Wanneer u een reisovereenkomst met één van onze buitenlandse partners aangaat dan zijn de ANVR boekingsvoorwaarden van toepassing op de service en dienstverlening van onze organisatie. De voorwaarden van de betreffende buitenlandse reisorganisatie zijn van toepassing op de uitvoering van de reis. In geval van een buitenlandse reisorganisatie wordt er geen bijdrage voor het Calamiteitenfonds in rekening gebracht. Bij calamiteiten is het advies van de betreffende overheid leidend en de opvolging hiervan door de reisorganisatie. Europese reisorganisaties zijn bij financieel onvermogen verzekerd volgens Europese wetgeving die gelijkwaardig is aan het Nederlandse SGR.

Boeking

Bemiddelings- en servicekosten
Voor onze dienstverlening brengen wij een vast bedrag in rekening. Voor het totstandkomen van een boeking rekenen wij bemiddelingskosten en voor het verlenen van extra service, zoals bijvoorbeeld het aanvragen van een visum of het maken van een stoelreservering, berekenen wij servicekosten. 

Flexibele prijzen
Reisorganisaties werken met flexibele prijzen. De reissom wordt niet meer voor een seizoen of langere tijd vastgelegd. Dit betekent dat de reissom per dag kan wijzigen. Dit heeft te maken met de vraag naar een bepaalde bestemming en het aanbod (beschikbaarheid) dat een reisorganisatie op dat moment heeft.

Verzekeringen
Wij raden u aan om te allen tijde een reis- en annuleringsverzekering af te sluiten, alsmede een omboekverzekering. Wij verzorgen dit graag voor u. 

• Een annuleringsverzekering kan uitkomst bieden bij een eventueel gedwongen afzegging van de reis, maar ook als u door ziekte tijdens de reis vakantiedagen mist.
• Een reisverzekering is noodzakelijk omdat een ziektekostenverzekering over het algemeen niet voldoende dekking biedt. Deze verzekering dekt bijvoorbeeld dekosten van een ziekenhuisbezoek of bij diefstal gedurende de reis.
• De omboekverzekering  biedt bij calamiteiten de mogelijkheid tot omboeken van de geboekte reis conform de voorwaarden
  
  Bij sommige reizen kan een aanvullende verzekering vereist worden. Bij uw zorgverzekeraar kunt u een European Health Insurance Card aanvragen.

Vermeld belangrijke informatie voorafgaand aan de boeking
Wanneer uw lichamelijke en/of geestelijke toestand kan leiden tot ongemak of een gevaar of risico’s is voor u of andere reizigers (passagiers en/of bemanning) dan dient u deze informatie bij boeking te vermelden.

Gezondheid
Mindervaliden
Heeft u of een van uw reisgenoten een beperkte mobiliteit? Neem dan even contact met ons op. Graag informeren wij voor u of de accommodatie over het algemeen geschikt is voor personen met een beperkte mobiliteit en of de reis voldoet aan uw specifieke behoeften.
Vaccinaties
U dient zelf bij de daarvoor bevoegde instanties te informeren of vaccinaties voor uw vakantiebestemming noodzakelijk zijn. U kunt hiervoor terecht bij o.a. GGD, huisarts en LCR.
Gesloten gips
Wanneer u een lichaamsdeel in gesloten gips heeft, kunt u in beginsel alleen vliegen als u beschikt over een medische verklaring die maximaal 7 dagen voor de vlucht is uitgegeven. Deze verklaring is nodig omdat gips in de drukcabine moet voldoen aan bepaalde voorwaarden.
Informeer naar de voorwaarden van uw luchtvaartmaatschappij.
Zwangerschap
U bent zelf verantwoordelijk om na te gaan of het verstandig is om tijdens uw zwangerschap naar een bepaalde bestemming te reizen. Informeer hiernaar bij uw verloskundige of behandelend arts voordat u een reis boekt. Informeer te allen tijde bij de betreffende luchtvaart- of cruisemaatschappij wat de voorwaarden zijn voor reizen tijdens een zwangerschap. Luchtvaartmaatschappijen hanteren verschillende voorwaarden. Doktersverklaringen dienen over het algemeen actueel te zijn, houdt hier rekening mee wanneer u langere tijd op een bestemming verblijft. Vermeld hierbij of er complicaties zijn of sprake is van een meerling.
Medicijnen
Indien u medicijnen gebruikt, kunt u deze het beste in uw handbagage meenemen. Voor het reizen met bepaalde medicijnen heet u een medische verklaring nodig. Uw huisarts kan u daarover informeren.

Preferenties en essenties
Tijdens of na boeking kunt u voorkeuren kenbaar maken, zoals bijvoorbeeld, rookvrij, kamer op de begane grond, kamers naast elkaar en soort bedden (los of 2p). De accommodatie bepaalt of uw voorkeur uitgevoerd kan worden. Een voorkeur kan daarom nooit gegarandeerd worden. 
Op medische gronden kunt u een essentie aanvragen, bijvoorbeeld een aangepaste kamer voor mindervaliden. De reisorganisatie zal proberen om deze essentie in te vullen. Voor het aanvragen van een essentie wordt er over het algemeen door de reisorganisatie kosten in rekening gebracht.

Transfer
In de meeste gevallen is de transfer binnen een zakenreis niet inbegrepen (bij combinatie van vervoer en accommodatie). Desgewenst kunnen wij een huurauto of transfer voor u bijboeken.

Grensdocumenten

Bij het boeken van de reis ontvangt u algemene informatie over de benodigde paspoort- en visumverplichtingen in het land van de bestemming. U bent zelf verantwoordelijk om bij de betrokken autoriteiten de nodige aanvullende informatie in te winnen met betrekking tot paspoorten en visumverplichting en eventuele transit visa. Tevens bent u verantwoordelijk om tijdig voor vertrek na te gaan of de eerder verkregen informatie ondertussen niet is gewijzigd. Ons advies is gericht op reizigers met de Nederlandse nationaliteit. Indien u een andere of een meervoudige nationaliteit heeft, dan verwijzen wij u naar de autoriteiten van de betreffende bestemming.

Visum
Voor sommige bestemmingen heeft u een visum nodig. Op www.d-reizen.nl/service kunt u zelf heel gemakkelijk een visum aanvragen. Tegen service- en visumkosten kunt u het ook laten verzorgen door uw persoonlijk reisadviseur, met uitzondering van Esta (VS) en Eta (Canada). Wanneer u zelf een visum aanvraagt, adviseren wij u dit tijdig te doen

Naam op vliegticket
De naam op uw vliegticket dient overeen te komen met de naam die vermeld staat in uw paspoort. Indien deze namen niet met elkaar overeenkomen, kan de luchtvaartmaatschappij weigeren u toe te laten tot de vlucht. Indien u het vliegticket zelf boekt, om eventuele schade die hieruit voortvloeit voor uw eigen rekening. Wij raden u dan ook aan om goed te controleren welke gegevens u doorgeeft aan de luchtvaartmaatschappij.

Minderjarige kinderen
Minderjarige kinderen die alleen, met één ouder, of met andere personen dan de ouders (bijvoorbeeld grootouders) naar het buitenland reizen, dienen in het bezit te zijn van aanvullende reisdocumenten. U heeft deze aanvullende informatie nodig om aan te tonen dat personen die het gezag over het kind hebben, hiervoor toestemming hebben gegeven. Wij verwijzen u hiervoor naar de site van de Rijksoverheid voor informatie en formulieren en voor mogelijke aanvullende informatie naar de ambassade van het land van uw bestemming in Nederland.

Bagageregeling
Steeds meer luchtvaartmaatschappijen bieden ruimbagage niet standaard aan, maar optioneel en tegen een toeslag. De kosten hiervoor verschillen per luchtvaartmaatschappij en zijn over het algemeen niet in de totale reissom inbegrepen. De actuele voorwaarden kunt u terugvinden op de site van de betreffende luchtvaartmaatschappij.

Betalen, annuleren en wijzigen

Betaling en annuleringsvoorwaarden
De (aan)betaling en annuleringsvoorwaarden die van toepassing zijn op uw overeenkomst worden door de reisorganisator en/of reisdienstverlener vermeld vermeld. De hoogte van de aanbetaling en annuleringskosten zijn over het algemeen afhankelijk van het tijdstip van boeking of opzegging en/of de voorwaarden van het inbegrepen vliegticket

Servicekosten bij wijzigen of annuleren
Naast de door de reisorganisatie of dienstverlener in rekening gebrachte annulerings-of wijzigingskosten brengen wij voor het wijzigen of annuleren van uw boeking een bedrag in rekening om de wijziging of annulering tot stand te brengen.

Voorbereiding op uw reis

Reisbescheiden
d-travel tracht u de benodigde reisbescheiden ruim voor vertrek te mailen. Wanneer u 5 werkdagen voor vertrek nog geen reisbescheiden heeft ontvangen, dan dient u dit direct aan ons te melden.

Reisdagen/vluchttijden
Bij geboekte reizen wordt de reisduur in hele dagen aangegeven inclusief de reisdagen. Zo kan uw reis bijvoorbeeld op de eerste dag beginnen met vertrek om 23.00 uur en op de laatste dag eindigen met aankomst in Nederland om 08.00 uur. De vluchttijden en het vliegschema van een pakketreis zijn onder voorbehoud van wijzigingen. De vluchttijden die u tijdens boeking heeft ontvangen, kunnen daarom nog wijzigen. 

Creditcard en bankpas
Controleer vóór u op reis gaat bij uw bank of uw creditcard/bankpas wordt geaccepteerd op de bestemming. In veel landen heeft u bij een creditcardbetalingen de pincode nodig.

Bewaar kopieën
Zorg dat u in het bezit bent van belangrijke telefoonnummer en bewaar kopieën van polissen, creditcards en reispapieren. Laat in het buitenland bij verlies of diefstal van waardevolle papieren de politie altijd proces verbaal opmaken.

Stoelreservering
Het is in veel gevallen niet meer mogelijk om vooraf kosteloos stoelen te reserveren. U kunt dit zelf tegen betaling regelen via de website van de desbetreffende luchtvaartmaatschappij. De boekingscode, die u hiervoor nodig heeft, staat op uw boekingsbevestiging of is bij ons op te vragen. Indien u besluit om vooraf geen stoelen te reserveren is de kans aanwezig dat uw reisgezelschap niet naast of bij elkaar zit in het vliegtuig.

Praktische informatie

Aanwezigheid luchthaven
Het is uw eigen verantwoordelijkheid om op tijd in te checken bij de luchtvaartmaatschappij. Bij sommige luchtvaartmaatschappijen is het mogelijk om vooraf online in te checken. Dit kun u vinden op de betreffende website van de luchtvaartmaatschappij. Wij raden u aan om tijdig op de luchthaven aanwezig te zijn. Vliegt u naar een Europese bestemming dan adviseren wij u minimaal 2 uur voor vertrek op de luchthaven te zijn. Voor bestemmingen buiten Europa adviseren wij u minimaal 3 uur voor vertrek op de luchthaven te zijn.

Reisleiding
Wanneer u een (groeps)reis heeft geboekt waar reisleiding aanwezig is, dan ontvangt u bij aankomst informatie met contactgegevens van de reisleiding. In veel gevallen heeft de reisleiding vaste bezoektijden in uw accommodatie of in de omgeving van uw accommodatie, die bij aankomst of op het informatiebord in uw accommodatie kenbaar wordt gemaakt. In noodgevallen of bij klachten dient u altijd eerst contact op te nemen met de reisleiding. Het is niet altijd mogelijk dat de reisleiding u vergezelt naar bijvoorbeeld politie voor aangifte of een ziekenhuisbezoek. Uiteraard zal de reisleiding u bij problemen zoveel mogelijk proberen te assisteren. 

Accommodatie algemeen
In- en uitchecken
Over het algemeen geldt de internationale regel dat een kamer tussen 14:00 en 16:00 uur ter beschikking wordt gesteld. De tijd waarop u dient uit te checken ligt tussen 10:00 en 12:00 uur.
Op deze dag en dit tijdstip vervalt ook het recht op eventuele verzorging qua eten en drinken. Over het algemeen biedt men een ruimte aan waar u na het uitchecken uw bagage kunt achterlaten tot het moment dat u daadwerkelijk vertrekt.
Airconditioning
Bij de boeking kunt u terugvinden of de accommodatie over airconditioning beschikt. Het kan zijn dat het gebruik van de airconditioning aan bepaalde voorwaarden is verbonding, bijvoorbeeld dat de airconditioning wordt uitgeschakeld zodra u de accommodatie verlaat.
Voor- en naseizoen
Afhankelijk van het aantal gasten in een accommodatie, kan het voorkomen dat bepaalde faciliteiten in het voor- en naseizoen niet of beperkt beschikbaar zijn. Dit is ook van toepassing op winkeltjes, restaurants en andere toeristische activiteiten in de omgeving van uw accommodatie.
Bouwwerkzaamheden
Wanneer er in de accommodatie bouwwerkzaamheden plaatsvinden die van invloed kunnen zijn op uw vakantieplezier, dan wordt u hierover door de reisorganisatie geïnformeerd. Op overige bouwwerkzaamheden, bijvoorbeeld in de nabije omgeving van uw accommodatie, heeft de reisorganisatie geen invloed. 
Sterrenclassificatie
De sterrenclassificatie die vermeld wordt bij de accommodatienaam of -beschrijving kan afwijken van de toeristische categorie van de accommodatie zoals deze door de betreffende autoriteiten van het land van bestemming is toegekend. Deze autoriteiten hanteren namelijk subjectieve criteria op basis van de plaatselijke normen en waarden, faciliteiten, sfeer enz.


Vertrek
Vertrektijd terugreis
Zorg dat u uiterlijk 24 uur vóór het aangegeven tijdstip van vertrek van de terugreis na gaat of dit tijdstip nog klopt. Als u alleen vervoer heeft geboekt of in een accommodatie verblijft die niet door de reisleiding wordt bezocht, volgt u de procedure die in uw reisbescheiden staat vermeld.
Vertrekbelasting 
Luchthavenbelasting en toeslagen zijn over het algemeen in de reissom van uw vliegticket opgenomen. In sommige landen worden de vertrekbelastingen lokaal geheven. De vertrekbelasting dient u te voldoen in lokale valuta. Landen die vertrekbelasting heffen zijn: Indonesie, Thailand, Nieuw-Zeeland en een groot aantal andere landen in Azië, Midden- en Zuid-Amerika. De belasting wordt gebruikt voor het onderhoud, service en faciliteiten op de luchthavens. U kunt deze belastingen vinden op de website van de betreffende luchthavens. Check voor  vertrek of u vertrekbelasting dient te betalen zodat u dit bedrag kunt reserveren voor uw terugreis

 

Informatie tijdens en na de reis

Klachten
Wij doen er alles aan om uw reis optimaal te laten verlopen. Maar soms lopen de zaken helaas anders dan verwacht. Is er tijdens uw vakantie iets niet naar wens? Meld uw ontevredenheid bij de receptie en reisleiding. Is er geen vertegenwoordiger op uw vakantiebestemming of wordt de klacht volgens u niet naar behoren opgelost? Bel dan direct vanaf uw vakantiebestemming het noodnummer van d-travel en laat een klachtenrapport opstellen. Na terugkomst kunt u binnen 2 maanden (ANVR reisorganisatie) of 4 weken (overige reisdienstverleners) via onze organisatie een klacht indienen bij de reisorganisatie/dienstverlener.

Bent u niet tevreden over onze dienstverlening? Wij verzoeken u dan vriendelijk contact met ons op te nemen. Wij stellen het zeer op prijs als u ons in de gelegenheid stelt om uw onvrede weg te nemen of waar mogelijk is te verhelpen.
 
Schade of verlies aan bagage
De luchtvaartmaatschappij is niet aansprakelijk beschadigingen aan koffers of tassen, tenzij de luchtvaartmaatschappij deze schade heeft veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid. Wanneer dit het geval is, dan moet u direct na aankomst aangifte doen bij de afhandeling ter plaatse, zodat er een P.I.R. (Property Irregularity Report) opgemaakt kan worden. Met het P.I.R. kunt u de schade of het verlies van uw bagage claimen bij uw reisverzekering.
  
Rechten van vliegtuigpassagiers
EU-vervoerders hebben wettelijke verplichtingen richting hun passagiers bij annulering, instapweigering en langdurige vertraging. De luchtvaartmaatschappij zal u hierover informeren en dient aan deze verplichtingen te voldoen. Wanneer dit niet het geval is dan kunt u via onze partner EUclaim een claim indienen.